Verfahrensordnung zum Hinweisgebersystem der Stadtwerke Köln GmbH

1. Hintergründe und Zielsetzung

Die Unternehmen unter dem Dach der Stadtwerke Köln GmbH sichern die Grundversorgung und das Gemeinwohl von Bürgerinnen und Bürger seit nunmehr 150 Jahren innerhalb und über die Grenzen der Stadt Köln hinaus. Sie sind sich ihrer Verantwortung für die heutige und die folgenden Generationen bewusst und verstehen sich als wesentliche Akteure für die Umsetzung von Menschenrechts- und Nachhaltigkeitszielen. Das konzernweit in Kraft gesetzte Compliance-Management-System dient maßgeblich zur Erfüllung dieser Zielsetzung.

In diesem Zusammenhang stellt für Unternehmen in öffentlicher Trägerschaft eine wohl strukturierte Unternehmens-Compliance den organisatorischen und inhaltlichen Standard guter Unternehmensführung dar. Ein wichtiger Mehrwert liegt dabei in der Betonung von Prävention und in der Schaffung einer Gesamtstruktur, welche das erklärte Ziel verfestigt, die Beachtung gesetzlicher Vorschriften und betrieblicher Regelungen nachhaltig zu gewährleisten.

Trotz aller Bemühungen kann es dennoch zu Situationen kommen, in denen der Eindruck entsteht, dass diesen hohen Ansprüchen nicht gerecht und Vorgaben nicht ausreichend eingehalten werden. Um ein mögliches Fehlverhalten schnellstmöglich erkennen und abstellen zu können, wurde dieses Hinweisgebersystem von der Unternehmensleitung der Stadtwerke Köln GmbH etabliert.

Das betriebliche Hinweisgebersystem der Stadtwerke Köln GmbH bietet ein geregeltes Verfahren für Hinweise auf festgestellte oder drohende Verstöße gegen rechtliche oder betriebliche Regelungen. Es dient insbesondere dem Schutz der hinweisgebenden Person, der Transparenz und der Angemessenheit der Hinweisprüfung.

 2. Wer kann das Hinweisgebersystem nutzen?

Unser Hinweisgebersystem steht allen Geschäftspartner*innen und Mitarbeitenden der Stadtwerke Köln GmbH und ihrer Beteiligungen sowie sonstigen Dritten für Hinweise und Anmerkungen zur Verfügung, sofern ein Bezug zur Stadtwerke Köln GmbH besteht.

3. Für welche Arten von Hinweisen ist das Hinweisgebersystem gedacht? 

Über das Hinweisgebersystem können Hinweise zu unzulässigen Geschäftspraktiken sowie Verstöße gegen interne und externe Vorgaben gemeldet werden. Hierzu gehören insbesondere auch Hinweise über:

• Straftaten und Ordnungswidrigkeiten,
• Geldwäscheverdachtsfälle,
• Datenschutzverstöße,
• Verstöße in der Lieferkette wie menschenrechts- und umweltschutzbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes,
• Verstöße gegen Aufsichtsrecht,
• Kartellrechtsverstöße und
• sonstige Compliance-Vorfälle

Allgemeine Kundenanliegen und Beschwerden im Hinblick auf unsere Produkte und Dienstleistungen sind an den zuständigen Kundenservice zu richten.

4. An wen kann ich mich wenden?

Für die Kontaktaufnahme stehen Ihnen mehrere Meldewege zur Verfügung. Auch anonyme Hinweise werden entgegengenommen.

4.1. Interne Meldestellen

So kann für Hinweise jederzeit unser elektronisches Meldesystem „iWhistle“ genutzt werden:

 iWhistle Meldesystem

Alternativ können Hinweise auch direkt an die folgenden Personen abgegeben werden:

In Zusammenhang mit der Möglichkeit der Hinweisgabe per E-Mail, bitten wir zu berücksichtigen, dass eine lückenlose Vertraulichkeit u.a. mangels Verschlüsselung insoweit nicht gewährleistet ist.

4.2. Externe Meldestellen

Darüber hinaus können Hinweise auch bei der externen Meldetestelle des Bundesamts für Justiz abgegeben werden.

Daneben stehen bei Verstößen gegen Aufsichtsrecht die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gemäß § 21 HinSchG sowie das Bundeskartellamt (BKartA) gemäß § 22 HinSchG bei Kartellrechtsverstößen externe Meldestellen zur Verfügung.

5. Wie wird mit meinen Hinweisen, Daten und Informationen umgegangen?

Hinweisgabe: Hinweisgebende Personen können jederzeit ihren Hinweis über das elektronische Hinweisgebersystem „iWhistle“ oder schriftlich, mündlich oder persönlich direkt an die genannten Ansprechpersonen übermitteln. Der Eingang des Hinweises wird ihnen innerhalb von 7 Tagen bestätigt, sofern und soweit Kontaktdaten hinterlassen wurden.

Hinweisprüfung: Alle Hinweise werden zunächst von der Person, die den Hinweis erhalten hat, auf Plausibilität geprüft. Fallbezogen kann eine Kontaktaufnahme zur hinweisgebenden Person sowie eine Einbeziehung weiterer Mitarbeitenden der Stadtwerke Köln GmbH, Mitarbeitenden der Tochtergesellschaften oder von externen Stellen zur Sachverhaltsaufklärung notwendig sein. Sofern ein solcher Fall vorliegt, erfolgt die Weitergabe von Informationen nur im erforderlichen Umfang (Need-to-Know-Prinzip) und unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Sollte die Vorprüfung ergeben, dass ein begründeter Verdacht auf einen schwerwiegenden Verstoß besteht, so wird die weitergehende Prüfung durch das Compliance-Komitee vorgenommen. Das Compliance-Komitee besteht aus mehreren Personen auf Ebene der Abteilungsleitung und hat die Aufgabe, Sachverhalte, die durch die Ombudsperson oder die Compliance-Beauftragte als relevant bewertet wurden, von diesen mit deren Erstbewertung entgegenzunehmen, bei Bedarf den Sachverhalt näher zu erforschen und der Geschäftsführung eine objektive Bewertung ggf. mit Handlungsempfehlungen vorzulegen. Die Ombudsperson wird über das Ergebnis informiert.

Spätestens drei Monate nach Eingang des Hinweises erhält auch die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zum Stand bzw. Ergebnis der Prüfungen, solange und soweit durch die Rückmeldung interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind oder in diesem benannt wurden, nicht beeinträchtigt werden oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang des Hinweises.

Abhilfe- und Folgemaßnahmen: Auf Basis der Prüfungsergebnisse werden etwaig erforderliche  Abhilfe- und Folgemaßnahmen von uns eingeleitet. Hierzu können insbesondere verbesserte Prozesse, aber auch disziplinarische, arbeitsrechtliche oder zivilrechtliche Maßnahmen in Betracht kommen.

Dokumentation und Berichterstattung: Eingehende Hinweise, die weitere Sachverhaltsermittlung und Prüfung sowie die Prüfungsergebnisse als auch dazugehörige personenbezogene Daten werden unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert und nur so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert oder eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht. Der Unternehmensleitung wird regelmäßig sowie ggf. ad hoc, unter Einhaltung der Vertraulichkeit bzw. der Anonymität berichtet.

Regelmäßige Überprüfung des Hinweisgeberverfahrens: Das Hinweisgeberverfahren wird   regelmäßig sowie  anlassbezogen auf Wirksamkeit überprüft und bei Bedarf angemessen angepasst.  

6. Wird der Schutz der hinweisgebenden & beschuldigten sowie weiteren Personen gewährleistet?

Keine Person, die über das Hinweisgebersystem rechtmäßig und in redlicher Absicht über mögliche Verstöße informiert, muss seitens der Stadtwerke Köln GmbH Nachteile befürchten, wenn sich der Hinweis als unbegründet herausstellt. Es werden alle notwendigen Maßnahmen zum Schutz der hinweisgebenden Person ergriffen, die in gutem Glauben Hinweise abgegeben hat. Auch Personen, die hinweisgebenden Personen bei einem Hinweis im beruflichen Zusammenhang vertraulich unterstützen, sofern die gemeldeten oder offengelegten Informationen zutreffend sind oder die unterstützende Person zum Zeitpunkt der Unterstützung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen, unterliegen dem Schutz.

Es gilt das Prinzip der Unschuldsvermutung. Untersuchungen werden unvoreingenommen durchgeführt, eine Vorverurteilung von betroffenen Personen wird nicht geduldet. Beschuldigte Personen werden darüber informiert, dass ein Hinweis zu ihrer Person eingegangen ist, sofern die Weiterverfolgung des Hinweises hierdurch nicht gefährdet wird. Sie erhalten Gelegenheit zur Stellungnahme. Be- und entlastenden Umständen wird im selben Maße nachgegangen.

Sofern und soweit nicht bereits eine anonyme Hinweisgabe erfolgte, wird die Identität der hinweisgebenden Person grundsätzlich vertraulich behandelt. Das Gebot der Vertraulichkeit gilt auch für die Identität von Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind oder in einem Hinweis genannt wurden. Weder der hinweisgebenden Person noch sonstigen am Verfahren Beteiligten steht ein Anspruch auf die Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person oder anderer am Verfahren Beteiligter noch auf die Bekanntgabe von getätigtem Schriftverkehr oder möglicher Gesprächsinhalte zu. Eine Weitergabe von Informationen über die Identität der hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser erlauben, erfolgt nur ausnahmsweise in den gesetzlich vorgesehenen bzw. zulässigen Ausnahmefällen. Die dafür vorgesehenen Informationspflichten bzw. Einwilligungserfordernisse werden beachtet.

Bei wissentlicher Meldung falscher Hinweise, kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden. Insbesondere kann die Vertraulichkeit gemäß den gesetzlichen Vorgaben in einem möglichen Strafverfahren nicht sichergestellt werden.

Der hinweisgebenden Person sowie den von einem Hinweis Betroffenen steht es frei, sich zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens eines Beistand - etwa eines Mitglieds des Betriebsrats oder eines sonstigen Dritten - zu bedienen.